Cómo fichar correctamente en el trabajo

En España es obligatorio desde el 12 de mayo del 2019 que todas las empresas o centros de trabajo lleven el control horario de sus trabajadores, es decir, que el trabajador debe fichar en el trabajo. Se debe registrar la hora de entrada y de salida de cada trabajador, controlando así las horas extras que hagan los trabajadores y los descansos y retrasos que no se encuentren debidamente justificados.

Este decreto de fichar se dictó por parte del Gobierno como medida para poder controlar las horas extras de trabajo y contribuir así con la mejora de la protección social, siendo una herramienta que permite verificar que las empresas respeten los derechos de los trabajadores y no alarguen las horas legales de la jornada laboral. El control horario no solo es para los trabajadores que desarrollan su trabajo en las instalaciones de la empresa, sino también para todos aquellos que se encuentren en condiciones diferentes, como los que hacen teletrabajo y los comerciales.

El objetivo de esta norma no es eliminar la realización de horas extras, sino garantizar que las horas adicionales que se realicen en la jornada laboral se cuenten en realidad como horas extras, sin tener un pago menor que la hora normal o que la empresa la registre como hora de descanso. También se busca que no se hagan pasar por horas extras las horas de trabajo normal de la empresa.

¿Quiénes deben implementar el control horario?

Todas las empresas del país, sin importar su tamaño o su número de trabajadores, deben realizar el control horario. Basta con contar con al menos un trabajador asalariado para tener que cumplir con la obligatoriedad de este decreto de fichar.

La responsabilidad de realizar el control horario es únicamente de la empresa, pero debe acordar con el trabajador la forma con la que se va a realizar el fichaje o qué sistema se implementará, pero si no llegan a ningún acuerdo, la empresa será quien tome la decisión y este solo tendrá que cumplir con lo que la empresa disponga al respecto para cumplir con esta obligación legal.

Métodos para realizar con éxito el control horario

Por ley no se estableció una forma única de fichar en el trabajo, dejando a las empresas la libertad de escoger el método que más conveniente le resulte para tal fin. No es obligatorio que este control se realice de forma digital, a pesar del ahorro de tiempo y recursos que se produce si se opta por un registro de esta naturaleza.

Sea cual sea el método elegido para fichar, se debe contar con este control en el momento de una visita de rutina de la Inspección del Trabajo y este exija ver las horas de trabajo de los trabajadores de la empresa.

Como la ley no obliga a emplear un único método para el registro de la jornada, lo mejor es contar con un software de control horario como el de Bizneo HR que disponga de una gran variedad de formas para fichar en el trabajo, así la empresa tiene libertad de elegir el sistema más adecuado según sus necesidades. 

Su herramienta tiene métodos de fichaje tanto para políticas flexibles (cronómetro, fichajes esperados o masivos) como para controlar el acceso - presencia y ofrecer altos niveles de seguridad o geolocalización (reconocimiento facial, código QR o clave PIN). Su valor principal es la autogestión horaria con solicitudes y aprobaciones en tiempo real para trabajadores y responsables. 

Cuenta con funcionalidades para configurar la gestión de bolsa de horas y horas extra y así compensar o remunerar según las necesidades de la organización. El software dispone de multitud de informes (balance de horas, puntualidad) y registros de incidencias para comprobar quién está presente o ausente y, por supuesto, tener todos los datos para el cierre de nómina.

Pero no se queda ahí, la solución de Bizneo HR es mucho más que un sistema para registrar y validar la jornada laboral, ya que incluye otras 4 herramientas de gestión del tiempo: vacaciones y ausencias, turnos o, las ya mencionadas, control de presencia – acceso, bolsa y gestión de horas extra. El software se puede integrar con el resto de módulos de la suite de RR. HH.  y hay un free trial con 15 días de uso gratuito.

Opciones para realizar el fichado

Las opciones para realizar el fichado con las que se pueden contar son:

• Dispositivos electrónicos, que pueden incluir el uso de equipos con GPS, lectores de huella dactilar u otro tipo de reconocimiento biométrico, equipos móviles, entre otros.
• Sistemas manuales que pueden incluir carteleras, fichas, hojas de registro, entre otras soluciones.
• Sistemas para ordenadores, con planes que dependen del número de trabajadores que tenga la empresa.
• Aplicaciones para usar en el móvil.

Cómo llevar el control horario

Muchas empresas, sobre todo las PYMES, desconocen aún cuál es la información que debe reflejarse en el control horario. En este deben aparecer los nombres y apellidos del trabajador o un identificador debidamente asociado, y el registro minucioso de las horas de entrada y salida del trabajador.

• El trabajador debe registrar todas las horas extras que realice, cumpliendo con la normativa vigente de que estas no superen las 80 horas anuales. Dentro de ese registro se excluyen las horas de descanso en el trabajo y las horas extras que se tengan que realizar por motivos de fuerza mayor. Solo aplican las que se han realizado y cuentan con una retribución económica. La empresa debe entregar a final de mes a cada trabajador el registro de las horas extras junto con su nómina.
• Se deben conservar los datos de por lo menos los últimos 4 años de trabajo, sin importar el tipo de soporte en que se realice esta conservación, ya sea digital o manual.
• Los trabajadores que realizan su trabajo bajo la modalidad de teletrabajo también tienen que realizar el  fichaje. Para realizarlo pueden utilizar una App para el móvil o tarjetas que se introducen al ordenador.
• Los autónomos, al ser sus propios jefes, quedan exentos de realizar el fichaje, pero si tienen empleados que trabajen para él, también deben realizar su respectivo control horario.

Exenciones para no fichar en el trabajo

El grupo de trabajadores que se encuentra exento de fichar son los siguientes:

• El personal de alta dirección.
• Todos los deportistas profesionales.
• Los artistas de espectáculos públicos.
• Las personas que trabajen como servicio doméstico.
• Los abogados que presten sus servicios en despachos profesionales.
• Los socios de las cooperativas.
• Los trabajadores con discapacidades que presten sus servicios en los centros especiales de empleo.
• Los que se encuentran en instituciones penitenciarias en calidad de penados.
• Los residentes que se están formando como especialistas en el área de Ciencias de la Salud.
• Las relaciones laborales que no se encuentran reguladas por el Estatuto de los Trabajadores.
• Los trabajadores que ya tienen establecido un régimen especial para el registro de su jornada laboral, como es el caso de los trabajadores a tiempo parcial.
• Cualquier trabajo que sea declarado como una relación laboral de carácter especial.

En el caso de los trabajadores cedidos por una ETT, serán las empresas que hagan uso de estos trabajadores quienes lleven el control horario de la actividad laboral de los que se encuentren bajo su disposición. Cuando el trabajador está bajo la modalidad de subcontratación, será la empresa contratista o subcontratista quien realice el control horario de los trabajadores.

Sanciones para quienes no realicen el fichaje en el trabajo

Realizar el control de horario de los trabajadores reviste un carácter obligatorio no existiendo ningún tipo de justificación legal para no realizar este fichaje (fuera de las exenciones mencionadas anteriormente). En caso de no hacerlo, la ley prevé sanciones, que pueden variar según la gravedad de la infracción:

• Las infracciones leves deberán pagar una multa comprendida entre 60 y 625 euros. Estas son faltas de información en el registro o por no haber informado al trabajador del horario laboral.
• Las infracciones graves podrán ir de los 626 a los 6.250 euros, por presentarse irregularidades en el fichaje de las horas de trabajo o por horas extras que no se hayan registrado ni pagado.
• Las infracciones catalogadas como muy graves pagaran entre 6.251 y 187.515 euros, si se realizan de forma permanente horas extras sin modificar el tipo de contrato, si las horas extras no son remuneradas adecuadamente o cuando no se cumpla la normativa de un máximo de 80 horas extra al año.

En el mercado se pueden encontrar dispositivos para realizar el fichaje con un coste de 15 a 20 euros, lo que es un monto bastante reducido comparado con el monto de las multas por no implementar el control de horas en la empresa.

Beneficios del control horario para el trabajador

Beneficios para el trabajador

• Al realizar el registro diario de su jornada laboral puede conocer mejor como están llevando su actividad profesional y pueden realizar una mejor conciliación con su vida personal y familiar.
• Se controlan las horas extras y los permisos que pide cada trabajador, lo que permite que un trabajador pueda solicitar a la empresa una mejora en su paga por las horas extras trabajadas o pedir permisos por compensación por las horas adicionales que ha trabajado.
• Este control horario también puede influir en la autoestima del trabajador, ya que al existir un control de la jornada laboral, este tiende a ser más productivo en su trabajo.
• Se puede conocer por parte de la empresa cuál es el horario preferido de los trabajadores, en qué rango de horas se incrementa la productividad y, por ende, reubicar a un empleado en el turno en que se sienta más a gusto para cumplir con sus funciones.

Beneficios para la empresa

• Se incrementa la productividad al poder conocer la hora de entrada y salida de los trabajadores, lo que permite que la empresa pueda establecer y mejorar sus objetivos laborales.
• La empresa puede controlar el número de personas que se encuentra trabajando en una determinada sección o en un departamento, siendo un dato útil para Recursos Humanos a la hora de realizar un control de vacantes y creación de nuevos empleos.
• Los datos de entrada y salida de cada trabajador, así como el número de horas de trabajo cumplidas, se pueden calcular rápidamente gracias a la instalación de sistemas de control, lo que permite valorar de manera rápida si se están cumpliendo con los objetivos propuestos.
• El control horario permite disminuir el ausentismo laboral, ya que el empresario puede controlar si los empleados acuden todos los días a sus puestos de trabajo, y los retrasos al momento de entrar a trabajar.

¿Qué ocurre si los trabajadores no fichan?

En el caso que sean los trabajadores quienes no realicen el fichaje o lo hagan de forma incorrecta, se puede considerar como una falta laboral. Si el trabajador registra mal su jornada laboral y no queda constancia de las horas que ha trabajado, se registra como una ausencia laboral. La falta se le notifica al trabajador y, en caso de que se repita, la empresa puede aplicar las sanciones que se dispongan legalmente.

Es necesario investigar por qué un trabajador no está fichando de forma correcta, pues se puede considerar normal que se presente un olvido, pero si es constante y no ocurre con un solo trabajador sino con varios, puede haber un problema en la forma en la que se está llevando el control. Si la razón por la que los trabajadores están llevando mal su registro es por simple olvido, hay que desarrollar estrategias que integren el fichaje en el día a día laboral, implementando soluciones que faciliten el registro y que tengan un cierto grado de flexibilidad en el momento en que se produzca dicho olvido.

Otro motivo por el cual los trabajadores pueden estar realizando mal el control de fichado es por desconocimiento de las razones por las que hay que fichar. Es necesario informar correctamente sobre el aspecto legal que obliga a hacerlo y sobre los beneficios que representan para los trabajadores el llevar el control correcto sobre la jornada laboral y las horas extras trabajadas.

En algunos casos, los errores que se presentan al realizar el control horario se deben a la implementación de una herramienta o sistema de control incorrecto. El sistema o la herramienta elegida debe poder integrarse naturalmente al flujo de trabajo y estar disponible en cualquier momento y lugar. Si la herramienta o sistema es de difícil manejo, puede desalentar al trabajador a realizar el registro. La empresa, en estos casos, se debe plantear la posibilidad de realizar cambios en el método de control y optimizar el proceso.

La comunicación y la cooperación entre la empresa y los trabajadores es el camino para que el registro del control horario funcione a largo plazo, si las dos parte contribuyen, el fichado pasará a formar parte de la jornada laboral cotidiana.