Mejores programas de contabilidad gratuitos

Cuando se es autónomo o se tiene una pequeña empresa se sabe que el poder gestionar de forma correcta las facturas y los pagos es garantizar parte del éxito, por lo que los programas de contabilidad son de una gran ayuda. Algunos programas de contabilidad gratuitos ofrecen al usuario una serie de funciones y elementos de contabilidad y facturación que los vuelven imprescindibles para conducir emprendimientos y pequeñas empresas. La emisión de facturas es importante y todos los negocios del país deben cumplirlo de forma obligatoria.

Estos programas contables se pueden utilizar bajo dos modalidades; online o en aplicaciones de escritorio, aunque cada vez son más comunes combinarlas con aplicaciones para el móvil. En el caso de los programas online (SaaS), que son programas que se usan en el ordenador pero se almacena la información en la nube, lo que aumenta su seguridad y asegura la disponibilidad en todo momento, siempre que se cuente con conexión a Internet. Hay que tener en cuenta a la hora de elegir el más adecuado, que la interfaz sea amigable y permita que la curva de aprendizaje sea alta.

Ventajas de contar con un software contable

Las ventajas de contar con un software contable y de facturación son innumerables, pero se pueden nombrar las principales:

• La mayor ventaja de contar con este tipo de software es la gestión de la contabilidad, permitiendo que se pueda dejar de lado el uso de hojas de cálculo, que tienen sus limitaciones. Un programa de contabilidad permite que se pueda gestionar toda el área contable de manera rápida y sencilla, y lo que es más importante, de una forma mucho más profesional, lo que sin duda es de gran ayuda para los trabajadores autónomos y las PYMES.
• La posibilidad de equivocarse realizando los cálculos contables disminuye, ya que el software se encarga de realizar los trámites necesarios a partir de los datos que se van ingresando, ya sea el cálculo del IVA o de las facturas por cobrar.
• Gran parte del software contable permite realizar la gestión del negocio, como la declaración del IVA y el pago de impuestos.

Módulos comunes en los programas contables

Todos estos tipos de programas ofrecen funcionalidades diferentes, pero todos se encuentran estructurados en módulos que son comunes:

• Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
• Libros diarios, donde se registran los libros que lleva cada empresa.
• Facturación, emisión de facturas, configuración, impresión.
• Inventario.
• Órdenes de compra y venta.
• Control de Caja, en este módulo es donde por lo general se incluyen herramienta propias de cada programa, como por ejemplo la notificación de facturas vencidas.
• Herramientas de pagos electrónicos.
• Gastos.
• Consultas, donde se pueden generar diferentes tipos de reportes según la consulta realizada.
• Nómina.
• Informes, generados a raíz de los datos financieros.
• Partes de horas, donde los profesionales independientes pueden guardar su tiempo de trabajo para crear la facturación a sus clientes.

Los mejores programas de contabilidad gratuitos

Los mejores programas contables que se pueden encontrar en forma gratuita, son:

Contamoney: Se puede considerar como uno de los programas contables más completos, especialmente desarrollado para autónomos y PYMES. Entre sus características principales se encuentran:

• Permite crear, gestionar y enviar facturas de manera sencilla y rápida.
• Cuenta con herramientas que permite presentar de forma gráfica las ventas, ingresos y otros datos importantes en el proceso de gestión.
• Cuenta con una App para el móvil, que permite acceder a toda la información de la empresa o del negocio, en cualquier lugar.
• Se pueden definir todos los tipos de monedas que se usen, lo que es de utilidad para cuando se prestan trabajos internacionales.

El plan gratis tiene en contra que solo permite generar 5 facturas de forma anual. Ofrece la oportunidad de dos planes de pago que son bastante accesibles, permitiendo generar facturas de forma ilimitada.

Cuéntica: Es un muy buen programa de contabilidad para autónomos y empresas pequeñas. Sus principales ventajas son:

• Es sencillo de usar, siendo su curva de aprendizaje bastante rápida, y amigable para cualquier tipo de usuario, incluyendo los que no tienen destrezas tecnológicas.
• Mantiene un informe de los libros y los registros que se tienen que entregar, creando un recordatorio de la fecha en la que hay que realizar la entrega.
• Su sistema de almacenamiento es en la nube, por lo que toda la información se maneja en tiempo real, además de tener acceso al programa y a la información de la empresa en todo momento y en cualquier lugar.

El plan gratuito del programa permite generar facturas esporádicamente. Dispone de varios planes pagos para profesionales y empresas que necesitan una facturación continua.

Contasimple: Es ampliamente recomendado para empresas pequeñas y trabajadores por cuenta propia. Este programa permite crear y enviar facturas y otra información contable de manera rápida y precisa Toda la información referente a la contabilidad de la empresa se encuentra ordenada de modo que con un clic se puede acceder a ella. Cuenta con una buena colección de herramientas para crear gráficos estadísticos.

La versión gratuita permite generar facturas de forma ilimitada, siendo la única limitación el número de clientes que se pueden manejar, por lo que es recomendable si se cuenta solo con pocos clientes.

Hazte una factura-e: Una buena opción de software contable para freelances. Es certificado por la Agencia Tributaria, por lo que puede generar facturas electrónicas sin problemas para la Administración.

Su uso es muy amigable con el usuario: basta con registrarse, proporcionar los datos fiscales, sociales de la empresa y la información del cliente para poder comenzar a generar facturas. Establece el tipo de IVA de forma automática, al igual que la retención de IPRF. Todas las facturas, reportes e informes son generados bajo formato PDF.

Facturación Autónomos: Este software online es perfecto para pequeñas empresas y autónomos. Una opción para todo aquel que quiera generar facturas de manera fácil y rápida, pudiendo llevar la contabilidad diaria. Este software permite generar copias de seguridad de toda la información que se registra diariamente.

Toda la información que se introduce es almacenada en la nube, pudiéndose acceder a ella desde cualquier dispositivo que cuente con conexión a Internet, y se puede descargarse en formato PDF.

QFACWIN: Este software se desarrolló pensando en la gestión contable de las tiendas online. Cuenta con diferentes opciones de configuración para adaptarlo a cualquier tienda en particular. Todas las herramientas y funcionalidades se manejan desde el panel de control. Ofrece una agenda electrónica entre sus funciones.

Este programa contable se conecta de forma automática con Prestashop y con osCommerce, lo que es una ventaja si se tiene una tienda diseñada en alguna de estas plataformas.

FactuSOL: Es una opción que se recomienda para todos aquellos autónomos y empresas que cuentan con una tienda online, permitiendo la gestión y emisión de factura de una forma sencilla y amigable con el usuario. Ofrece herramientas de gestión contable, como la gestión de clientes, la gestión de facturas, entre otras funcionalidades.

Desde el panel de control se puede acceder de forma directa a toda la información contable y financiera.

Divacon: Es un software contable muy fácil de usar gracias a que cuenta con una interfaz muy amigable e intuitiva. El almacenamiento de los datos también se realiza en la nube.

Como una de sus funciones más relevantes se encuentra la posibilidad de calcular los gastos e ingresos periódicos, de forma mensual, trimestral o anual. Este software también permite enviar presupuestos online y cuenta con la función de enviar recordatorios de pago a los clientes que presentan facturas por pagar.

OfiPro: Está catalogado como uno de los mejores programa gratis para llevar la contabilidad de pequeñas y medianas empresas. Permite hacer la programación de todas las facturas del mes con un solo clic, evitando crear la misma factura todos los meses.

Si se cuenta con asesoría externa en el área de contabilidad, el software permite el acceso a esta persona, para que pueda acceder a todas las cuentas de la empresa sin problema.

Contaclub: Se pueden llevar las cuentas de tres empresas con este software de contabilidad gratuito, con un solo panel de control. Además tiene incorporadas herramientas, como la integración con hojas de cálculo, la impresión de formatos en formato PDF, entre otras.

Este programa es completamente gratis, pero si se quiere contar con soporte, se tiene que pagar una pequeña mensualidad.

Otros programas para autónomos

Para Autónomos: Además de los mencionados anteriores, existen programas que se adaptan mejor al trabajo independiente, que no son gratuitos pero que permiten probarlos antes de tomar la decisión de comprarlos:

• Anfix es uno de estos programas, que es una completa aplicación web, online y compatible con todos los navegadores. Se puede acceder a toda la información de forma rápida debido a su esquema SII. Se puede usar gratis por 15 días, luego de ese tiempo, si se quiere, se debe pasar a la opción de pago por 9 euros al mes.
• Contasol:Esta es un software contable orientado a autónomos, muy completa y totalmente gratis. Puede ser usada en sistemas operativos Windows y Mac y no tiene ningún tipo de limitación ni de período de prueba. Generalmente como autónomo no se llegan a usar todas las herramientas. La única diferencia con la versión de pago, es el soporte técnico, que solo se provee si se cuenta con esta versión, sin embargo cuenta con diferentes planes y precios con la finalidad de hacerla accesible para todos.

Para Windows: Contaya es un software contable que trabaja con sistemas operativos tanto Windows como Mac, y es totalmente gratuito. Con este software se puede gestionar una gran cantidad de clientes, productos y servicios; además ofrece una herramienta que permite la posibilidad de escanear documentos originales firmados y guardarlos dentro del registro correspondiente.

Las últimas actualizaciones de este programa cumplen con los estándares SII, el cual se basa en el suministro de la información de forma inmediata. Puede ser usado sin problemas por las PYMES, ya que es muy completo. Por 25 euros al mes se puede acceder al servicio de soporte técnico.

Para Mac: Si se cuenta con una Mac y se quiere instalar un programa contable, la mejor opción es Contaexpress, una aplicación que cuenta con la particularidad de ser muy potente, sencilla y completa.

Su interfaz es muy simple y fácil de utilizar y abarca los campos de contabilidad general y gestión comercial, si se quiere utilizar con una PYME.

Solamente el profesional autónomo sabe cuál programa cumple con sus necesidades y expectativas, por lo que tomar la decisión debe basarse  en estas dos premisas. Todo software tiene sus ventajas y desventajas y ninguno está 100 % libre de error.

Estos son los mejores programas gratis que existen en la actualidad para realizar la gestión contable, aunque puede haber otros que aún no hayan logrado posicionarse. No existe uno mejor que otro, todo depende de factores como las necesidades particulares de cada empresa, la curva de aprendizaje o el manejo que se tenga de la tecnología, entre otros.

Para tomar la decisión de que software elegir para llevar la contabilidad, es necesario primero que nada, analizar qué es lo que se necesita como empresa realmente. Todos estos programas cuentan con alguna limitación en sus funciones cuando son gratis, pero casi todos permiten ampliar sus funcionalidades a través de un pequeño pago.

El uso de software contable hacer que llevar el negocio sea mucho más sencillo, además de brindar una imagen mucho más profesional. Lo que también está claro es que existen muchas opciones en el mercado, tanto de pago como gratis, por lo que en algunos casos es necesario probar varios en su versión gratuita y elegir luego el que mejor se adapte al negocio y a las necesidades reales.